Naši podaci su spremni - mit koji košta!

Hrvoje Spreicer je Sap Business One konzultant za logistiku, no do te uloge nije došao preko udžbenika, nego preko skladišta, veleprodaje i maloprodaje. Više od 20 godina proveo je "na terenu", kao skladištar, voditelj skladišta, zamjenik voditelja nabave i voditelj servisa - prije nego što je kao key user, sudjelovao u uvođenju novog ERP sustava i otkrio čime se zapravo želi baviti.

To iskustvo danas prenosi klijentima kojima pomaže pri implementaciji SAP Business One sustava. Za razliku od konzultanata koji dolaze isključivo s tehničke strane, on je sve operativne korake prošao sam, pa zna prepoznati gdje projekt najčešće zapinje, a to gotovo nikad nije tamo gdje klijent na početku očekuje.

Svaki SAP konzultant zna taj trenutak. Klijent kaže: “Naši podaci su uredni, možemo početi.” Konzultant kimne, otvori prvu datoteku i onda nastupa tišina. U toj tišini, kaže Hrvoje Spreicer , zapravo počinje pravi posao.

Sjeli smo s Hrvojem da čujemo što se stvarno događa između prvog sastanka i prvog dana rada u sustavu. Ispalo je da priča nije samo o Excel tablicama i šiframa artikala. Priča je o ljudima koji se teško odriču navika, o rokovima koji klize, i o tome zašto je kvaliteta podataka zapravo disciplina, a ne kućica koju jednom označiš i zaboraviš.

Prvi tjedan, prva stvarnost

Prvi tjedan na novom projektu Hrvoje opisuje kao potragu za detaljima koje nitko ne spomene prvi. Prolazi se poslovanje, nabava, prodaja, skladište i traže se ona mala odstupanja koja kasnije najviše zakompliciraju stvari.

Često korisnici takve stvari prešute, uglavnom zato što je to njima normalni dio poslovanja i smatraju da tako treba biti. Najčešće se radi o posebnim procesima kod izdavanja robe ili računa, onima koje firma radi na svoj način već godinama, a nikad ih nije zapisala.

Najteži slučaj koji je naslijedio nije bio nered, nego višak. Klijent je htio da svi podaci, doslovno svi uđu u novi sustav za svaki slučaj. Dogovorili su smanjenje na ono što je realno potrebno. A onda je klijent, internom odlukom, ipak odlučio da želi baš sve.

Rezultat: duži unos, veći trošak, i sustav koji je od prvog dana manje pregledan nego što je trebao biti.

Zanimljivo, kaže Hrvoje, podaci sami po sebi rijetko su najveća prepreka.

"Veći izazov su ljudi koji se teško odriču starih navika i traže da novi sustav izgleda što sličnije onome na što su navikli. Tada, uz to što smo konzultanti za novi program, trebamo biti i poslovni konzultanti i uvjeriti klijente da je potrebno prihvatiti neke promjene kako bi im poslovanje bilo jednostavnije."

Kad sustav prisili na red

SAP Business One je rješenje krojeno za manje i srednje tvrtke, no mnogi klijenti dolaze uvjereni da će sustav biti prekompliciran. Hrvoje kaže da je to najčešće samo pitanje prilagodbe, podaci koje klijent ionako ima, samo su razbacani na nekoliko različitih mjesta.

I tu se događa nešto što bi se moglo nazvati blagom prisilom na red. Sve više klijenata mora, iz internih ili zakonskih razloga, pratiti stvari koje dosad nisu pratili.

A trenutak kad klijent kaže da smo ovo znali ranije, krenuli bismo odmah? Skoro uvijek dolazi s izvještajima.

Ono što klijent ne vidi

Najveći dio konzultantskog posla odvija se izvan pogleda klijenta. Rokovi su stalna borba, ali pravi izazov je čistoća podataka te ona zahtijeva angažman klijenta prije nego što projekt uopće ozbiljno krene. Ako se to zapostavi na početku, konzultantima kasnije ostaje sve manje prostora za manevar.

Kad klijent inzistira da su njegovi procesi toliko posebni da im se sustav mora prilagoditi, a ne obrnuto, Hrvoje ne ulazi u raspravu oko toga tko je u pravu. Priznaje da SAP Business One ima prostor za prilagodbu u izgledu, procesima ili prikazu podataka. Ali argument koji na kraju najčešće presudi nije tehnički, nego poslovni: transparentnost kroz standardizirane procese i sljedivost dokumenata smanjuje mogućnost kako namjernih tako i nenamjernih pogrešaka.

A gdje je granica između daj mi savršene podatke i kreni s dovoljno dobrim? Ta odluka, kaže Hrvoje, na kraju nije njegova. Savršeni ili dovoljno dobri podaci zadatak su klijenata u procesu pripreme sustava.

Podaci, AI i sljedećih pet godina

Sve glasnija priča o umjetnoj inteligenciji u ERP sustavima, kaže Hrvoje, u praksi znači jedno: manje vremena provedenog u izvršavanju zadataka unutar sustava, a više vremena za sam posao. Zaprimanje robe, koje danas traje nekoliko minuta, uz AI bi se moglo svesti na jedan klik koji generira sve potrebne dokumente.

Ljudski faktor, dodaje, ipak ostaje nezaobilazan u trenucima kad nešto nije posve savršeno. Podatak da 74 % voditelja nabave smatra kako njihovi podaci nisu spremni za AI njega ne iznenađuje. Po njemu, spremnost za AI nije nešto što jedna firma može riješiti sama, potrebne su promjene u cijelom lancu, od dobavljača do kupaca.

Poruka za one koji kreću u ERP projekt

Kad bi morao izdvojiti jednu stvar koju bi svaki direktor trebao znati prije nego potpiše ugovor za ERP implementaciju, Hrvoje kaže:

"Promjene koje donosi SAP Business One sustav se na prvu ponekad čine komplicirane, ali sve je to dio procesa prilagodbe. Ako se do sad radilo djelomično kroz ERP, djelomično u Excelu, a ostatak zapisivao u bilježnicu, to ne znači da je taj proces bio brži."

Savršenu pripremu klijenta svodi na tri koraka:

– otvoren i detaljan opis svih poslovnih procesa, bez zadrške;

– ispravno pripremljeni podaci, radije manje, ali stvarno potrebnih, nego sve za svaki slučaj;

– priprema ljudi, ne samo sustava, jer otpor prema promjeni gotovo uvijek dolazi od onih koji su zaboravljeni u priči.

Priča o Hrvojevu poslu nije priča o savršenim projektima. To je priča o vođenju ljudi kroz nelagodu promjene i o uvjerenju da se red u podacima ne postiže jednom odlukom, nego stotinama malih razgovora prije nego što se prvi zapis uopće upiše u sustav.